Så här hanterar vi dina personuppgifter
EU:s dataskyddsförordning, även kallad GDPR, är en lag vilken har för syfte att reglera företagens hantering av personuppgifter för att skydda individen. Här följer information om hur Roslagsbostäder hanterar personuppgifter utefter olika kundkategorier. Roslagsbostäder är personuppgiftsansvarig för alla personuppgifter som företaget hanterar. Dataskyddsombud är Peter Jansson vid Norrtälje Kommun och han nås via mail dataskyddsombud@norrtalje.se samt telefon 0176-710 00. Observera att Roslagsbostäder är ett kommunalägt bolag och lyder under offentlighetsprincipen. Detta innebär att det finns undantag från nedan information. Alla dokument som klassas som offentlig handling diarieförs (sparas) och gallras efter gällande informationshanteringsplan och gallringsrutin.
Beställning av registerutdrag
Registerutdrag har privatpersoner rätt att kostnadsfritt begära en gång per kalenderår. Vid begäran av registerutdrag krävs legitimering. Begäran kan inlämnas digitalt med e-legitimation via Norrtälje kommuns hemsida, www.norrtalje.se. Du som inte har e-legitimation kan med giltig legitimation lämna in begäran manuellt hos kommunens kundtjänst på Estunavägen 14 i Norrtälje. Utdragen tillhandahålls mottagaren inom en månad från det att ansökan inkommit till Roslagsbostäder AB. Begäran om rättelse av personuppgift görs hos Roslagsbostäder AB, telefon 0176-20 75 00. Om du har klagomål på vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten.
————————————————————————————
Du som är registrerad i bostadskön
Du ansvarar för att de personuppgifter du lämnar är korrekta. Dessa uppgifter lagras i databaserade register hos Roslagsbostäder AB och bearbetas i den utsträckning som behövs för att administrera uthyrningsprocessen. De kommer också att ligga till grund för statistiska bearbetningar för beslutsstöd gällande Roslagsbostäders utveckling. Behandling av personuppgifter fortlöper så länge du väljer att behålla din registrering i kösystemet. Personuppgifterna kan komma att kontrolleras genom inhämtning från offentliga register. Referenser kan som komplement inhämtas från angiven arbetsgivare och hyresvärd.
Gallringsrutin
För att få behålla sin registrering i kön och de insamlade köpoängen, krävs inloggning på ”Mina sidor” minst en gång om året. Om inloggning ej skett på 12 månader raderas de insamlade köpoängen och går inte att återfå. Om E-post är valt som kontaktsätt skickas en påminnelse via e-post 14 dagar innan kontot raderas. Det är ditt eget ansvar att hålla kontaktuppgifterna uppdaterade.
När du gör en intresseanmälan på ett hyresobjekt
Intresseanmälan för bostad får endast göras när du personligen avser att bosätta och folkbokföra dig i bostaden. Inför erbjudande av hyresobjekt tar Roslagsbostäder kreditupplysning genom kreditupplysningsföretag samt förbehåller sig rätten att inhämta uppgifter från angiven referensperson samt fritt erbjuda och välja hyresgäst.
När hyresavtal tecknas
När hyresavtal tecknas, kommer personuppgifter som lämnats att överföras till Roslagsbostäders verksamhetssystem. Detta för att avtalsrelationen skall kunna fullföljas. Det kan också förekomma att personuppgifter utlämnas till företag med vilka Roslagsbostäder AB samarbetar, ex externa entreprenörer som arbetar med underhåll i våra fastigheter.
————————————————————————————
Du som är hyresgäst
De personuppgifter som du lämnat i samband med att du tecknar hyresavtal kommer att behandlas i Roslagsbostäders verksamhetssystem i den utsträckning som behövs för att kunna fullgöra avtalet. Det kan gälla hyresaviseringar, hyresförhandlingar, information till hyresgästerna och annat som hör till den löpande förvaltningen. Även personuppgifter som inhämtas under hyresförhållandet kan komma att behandlas, såsom uppgifter om betalningsförsummelser och störningar i boendet.
Dina personuppgifter kan också komma att lämnas ut till sådan organisation eller förening som hyresvärden är medlem i samt andra företag och organisationer som hyresvärden samarbetar med i sin fastighetsförvaltning, t.ex. leverantörer, hyresgästorganisationer, försäkringsbolag och inkassobolag. Personuppgifterna kommer även att nyttjas för statistik och uppföljning med syfte att förädla förvaltningen av fastigheterna.
Gallringsrutin
Gallring av personuppgifter sker två år efter avslutat hyresförhållande förutsatt att inga aktiva ärenden mellan parterna kvarstår, exempelvis en hyresskuld. Uppgifter om dig som finns i vårt bokföringsmaterial, t.ex. betalningar, kommer vi enligt bokföringslagen att spara i sju år inklusive innevarande år.
————————————————————————————
Du som är andrahandshyresgäst
De personuppgifter som förstahandshyresgästen lämnat i samband med ansökan om andrahandsuthyrning såsom namn, personnummer och kontaktuppgifter, kommer att behandlas i Roslagsbostäders verksamhetssystem i den utsträckning som behövs i den löpande förvaltningen. Även personuppgifter som inhämtas under andrahandsuthyrningen kan komma att behandlas, såsom störningar i boendet.
Gallringsrutin
Gallring av personuppgifter sker inom en månad efter avslutad andrahandsuthyrning.
————————————————————————————
Du som är registrerad god man eller förvaltare
De personuppgifter vi behandlar om dig som är registrerad god man eller förvaltare
för en hyresgäst är de uppgifter som krävs för att administrera hyresförhållandet med den hyresgäst som du är kopplad till.
Gallringsrutin
Gallring av personuppgifter när information om uppdragets upphörande har inkommit till bolaget.
————————————————————————————
Du som är aktiv på Roslagsbostäders konto på sociala medier
Roslagsbostäder har ett konto på Facebook, Roslagsbostäder Bygger. På det kontot har vi för avsikt att informera allmänheten om vår verksamhet och nyproduktionsprojekt. Vi välkomnar frågor och kommentarer men ber dig respektera Facebooks regler och svensk lag med särskilt hänseende till GDPR. Den som bryter mot reglerna kommer att få sin kommentar borttagen. Eventuell övrig gallring åläggs respektive användare som har skapat en kommentar. Begäran om rättelse av personuppgift görs hos Roslagsbostäder AB, telefon 0176-20 75 00.